Methoden

Betrachtet man die Verwalter Arbeit, so entstehen aus den Schadensmeldungen und Aufträgen aus der WEG Versammlung in der Regel  kleinere Projekte. Dazu zählen Reparaturen, Renovierung, Sanierungen oder Erweiterungen.

Häufig werden diese Projekte mit Post-It Zetteln oder Excel-Listen bearbeitet. Für die reine interne Büronutzung mag dies durchaus hinreichend sein. Um eine Kooperation und Integration der Beteiligten in diesem Fall Handwerker, Dienstleister, Eigentümer und Beiräte zu erreichen, benötigt man jedoch ein Software-Tool an dem alle angedockt sind.

Hier kommt die sogenannte Cloud oder Online Software wie z.B. ProCSM ins Spiel.

Alle Beteiligten sind in diesem Fall fortwährend über den Stand der Arbeiten informiert und können gegebenenfalls Informationen hinzufügen oder abfragen. Zeitraubende Nachfragen per Telefon oder E-Mail können damit entfallen. Dies alleine bedeutet schon eine hohe Zeit- und damit Kostenersparnis.

Gleichzeitig erhöht sich die Zufriedenheit der Beteiligten weil sie eben nicht mehr nachfragen müssen, sondern einfach immer über den Sachstand im Bilde sind.

Projektstruktur

Solche Projekt Tools gliedern die Projekt in Abschnitte z.b. Planung, Durchführung und Abnahme.
Innerhalb dieser Abschnitte finden sich dann die einzelnen Aufgaben und Termine.

Für die Aufgaben wird jeweils eine Start- und Ende Zeit bzw. die Dauer angegeben. Weiterhin kann ein Liste der Beteiligten Personen und Firmen angelegt werden. Auch die geplanten Kosten können hinterlegt werden. Per Klick lassen sich zusätzlich Dokumente hinterlegen oder weiterleiten.

Projektlisten zeigen dann schnell und ohne Extra Aufwand, welche Aufgaben erledigt oder noch offen sind.
Durch die Einbindung der Dienstleister erkennt man, ob zum geplanten Zeitpunkt begonnen wurde oder bestimmte Meilensteine noch nicht erfüllt sind.

Während einer WEG Versammlung lassen sich diese Daten zusammengefasst als Grafik aufzeigen. 

Bild eines Gantt-Diagramms  
Dies hilft ihnen bei ihren Kunden einen professionellen und modernen Eindruck zu hinterlassen.

Bewohner oder Eigentümer können auf Wunsch eine begrenzte Einsicht in den Projektablauf erhalten.

Alles in allem lässt sich sagen daß man mit nur geringem Aufwand einen hohen Nutzen hat, der sich in geringeren Kosten und höhere Zufriedenheit niederschlägt